ITALPEPE  – C.F. 03633121003, con sede legale sita in Via Ardeatina, 2479 Cap 00134 (Roma), in qualità di “Titolare del trattamento”,  per mezzo della presente comunicazione desidera informarla su come tratterà i suoi dati personali, nello specifico quelli riguardanti immagini e/o riprese audio-video effettuate nel corso di eventi pubblici organizzati dalla stessa o di cui si è resa promotrice afferenti le proprie attività istituzionali e statutarie, in conformità con il “Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (da ora in poi GDPR) che prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei loro dati personali.

ITALPEPE, in qualità di “Titolare” del trattamento, ai sensi dell’articolo 13 del GDPR, le comunica quanto segue:

1. Finalità del trattamento

L’evento organizzato è di natura pubblica, pertanto gli eventuali dati personali che potrebbero essere raccolti attraverso immagini fotografiche, o riprese audio-video, saranno effettuate per la prevalente finalità connessa e strumentale alla documentazione dell’evento svolto utilizzando, per lo scopo, la diffusione delle stesse per mezzo dei mezzi di comunicazione oggi maggiormente impiegati, quali il sito internet della società (https://www.italpepe.it/), ed i social network ad essa collegati.

Le immagini raccolte saranno pertanto prevalentemente rivolte al contesto ambientale in cui avviene l’evento pubblico stesso (tema principale) e, in via meramente secondaria (di sfondo o contesto) ai soggetti presenti avendo l’accortezza di non riprendere in primo piano o frontalmente il volto dei presenti ma con angolazioni che ne limitino la riconoscibilità dei soggetti e/o effettuate da lunga distanza.

2. Base giuridica del trattamento

I trattamenti eseguiti per le finalità precedentemente descritte si basano su:

• • rilascio del consenso da parte dell’interessato ai sensi dell’art. 6(1)(a) GDPR. In tale contesto il consenso si ritiene esplicitamente manifestato qualora l’interessato previamente informato partecipi, recandosi presso spazi (ad esempio sale convegni, spazi di eventi ecc.) nei quali è stato attivato un servizio di riprese fotografiche o video. Questi spazi saranno chiaramente identificati con apposita informativa iconica.
  • perseguimento del legittimo interesse del Titolare in caso di pubblicazione di immagini per documentare l’evento;
  • adempimento di obblighi di legge (per esempio, in caso di comunicazioni dovute ad autorità pubbliche);

3. Modalità di trattamento dei dati e loro comunicazione e diffusione

I dati personali, ivi incluso le immagini fotografiche e/o le riprese audio-video, formeranno oggetto di operazioni di trattamento nel rispetto della vigente normativa e dei principi di correttezza, liceità, trasparenza e riservatezza cui è ispirata l’attività di ITALPEPE, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal GDPR.

I dati saranno trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, da soggetti specificatamente incaricati, per le attività di divulgazione e comunicazione dell’associazione. Le Immagini raccolte saranno conservate, anche in forma elettronica e su qualsiasi supporto tecnologico per le finalità e nei limiti sopra definiti e potranno essere diffuse ai sensi della Legge n. 150/2000 sul sito internet (https://www.italpepe.it/), nonché attraverso canali social network (Facebook, Twitter, Youtube a titolo esemplificativo ma non esaustivo). L’uso delle immagini non dà diritto ad alcun compenso.

È in ogni caso esclusa ai sensi del citato articolo e ai sensi dell’art. 10 del Codice Civile qualunque utilizzazione delle Immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata.

4. Trasferimento di dati a paese terzo extra-UE

I dati personali non saranno in alcun modo trasferiti in paesi extra-UE

5. Responsabili del trattamento

Eventuali Responsabili del trattamento sono puntualmente individuati ed il rapporto che con loro intercorre regolarmente contrattualizzato. I loro dati potranno essere da lei richiesti al Titolare nel caso in cui dovesse essere suo interesse conoscerne i dettagli.

6. Diritti dell’interessato

In qualsiasi momento è possibile esercitare tutti i diritti indicati degli artt. 15 a 22 e dell’art. 34 del GDPR, con comunicazione scritta da inviare ai recapiti del Titolare come sopra indicato.

7. Periodo di conservazione

I dati raccolti (foto, audio-video, etc.) saranno conservati negli archivi informatici della Società esclusivamente per avere una memoria storica degli eventi e delle attività svolte e saranno utilizzate per tali finalità oltre che per uso istituzionale della Società. La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente ed il periodo di conservazione massima è di 5 anni.

8. Possibili conseguenze del mancato conferimento dei dati

Il consenso al trattamento dei dati per le finalità di cui sopra è libero e facoltativo. Tuttavia, l’eventuale rifiuto, da manifestarsi nelle forme precedentemente indicate comporterà l’implicita impossibilità di partecipare all’evento.

9. Modifiche e aggiornamenti

ITALPEPE potrebbe inoltre apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa anche quale conseguenza di eventuali e successive modifiche e/o integrazioni normative. L’interessato potrà visionare il testo dell’informativa costantemente aggiornata sul sito internet della Società.